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문서 규칙

제1장 총 칙

제1조(목적)
이 규칙은 본회 사단법인 한국박물관협회(이하 “본회”이라 한다)의 문서작성, 처리, 통제, 보관 및 보존 등에 관한 사항을 정함으로써 문서 취급의 능률화와 표준화를 기함을 목적으로 한다.

제2조(용어의 정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.
1. “문서”라 함은 본회의 운영활동에 필요한 정보를 전달, 활용 또는 참고의 목적으로 종이, 필름 등에 기록해 놓은 것을 말한다.
2. “보관”이라 함은 문서처리 완료 후부터 보존되기 전까지 활용 또는 참고하면서 관리하는 것을 말한다.
3. “보존”이라 함은 보관이 끝난 문서를 소정의 보존기간동안 보존을 위하여 인계하는 것을 말한다.
4. “이관”이라 함은 보관기간이 끝난 문서를 정리하여 보존을 위하여 인계하는 것을 말한다.

제3조(문서의 종류) 문서는 다음과 같이 법규문서, 지시문서, 일반문서, 기술문서, 회계문서, 기타문서로 나눈다.
1. 법규문서 : 정관, 규칙, 계약서, 소송관계 등에 관한 문서
2. 지시문서 : 발령, 명령, 지시, 임용장 등 직인에 대하여 일정한 사항을 지시 또는 통보하는 문서
3. 일반문서 : 기안, 품의, 보고, 협조, 전문, 팩시밀리 등 일반 수발신 문서
4. 기술문서 : 설계도면, 견적서 등의 문서
5. 회계문서 : 입출금전표, 영수증, 청구서, 지출결의서, 구매결의서, 대차대조표, 손익계산서 및 각종 회계장표류 등의 문서
6. 기타문서 : 전1호 내지 전5호에 속하지 아니하는 표창장, 시말서, 회의록 등의 문서

제4조(문서의 성립 및 효력발생) 문서는 특별한 규칙이 있는 경우를 제외하고는 회장의 결재가 있음으로써 성립하며 수신자에게 도달됨으로써 효력을 발생한다.


제2장 문서의 작성

제1절 일반사항

제5조(문서의 용어) ①문서는 한글로 가로쓰며 표준어를 사용한다. 다만, 명확한 의사전달을 위하여 필요한 경우 한자 또는 영문을 같이 쓸 수 있다.
②문서에 쓰는 숫자는 아라비아 숫자를 사용한다. 다만 계약서, 유가증권 등의 문서에 금액을 표시하는 경우에는 한글 또는 한자를 병행하여 쓸 수 있다.
③문서에 쓰는 날짜의 표기는 숫자로 하되 년, 월, 일의 글자는 생략하고 그 사이에 점을 찍어 구분한다.
④외국어의 한글표기는 교육부 제정 외국어 표기법에 따른다.  

제6조(항목의 구분) 문서의 내용을 둘 이상의 항목으로 구분할 필요가 있을 때에 다음 각 호와 같이 나누어 표시한다. 다만, 필요한 경우에는 부분적으로 □, ○, -, · 등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있다.
1. 첫째 항목의 구분은 1, 2, 3, 4, ------- 로 나누어 표시한다.
2. 둘째 항목의 구분은 가, 나, 다, 라, ------- 로 나누어 표시한다.
3. 셋째항목의 구분은 1), 2), 3), 4) .... 로 나누어 표시한다.
4. 넷째항목의 구분은 가), 나), 다), 라) .... 로 나누어 표시한다.
5. 다섯째항목의 구분은 (1), (2), (3), (4) .... 로 나누어 표시한다.
6. 여섯째항목의 구분은 (가), (나), (다), (라) .... 로 나누어 표시한다.
7. 일곱째 항목의 구분은 ①,②,③,④ … 로 나누어 표시한다.
8. 여덟째 항목의 구분은 ㉮,㉯,㉰,㉱ … 로 나누어 표시한다.
9. 제2호, 제4호, 제6호 및 제8호의 경우에 하. , 하), (하), ㉻이상 더 계속되는 때에는 거. , 거), (거), 너. , 너), (너), … 로 이어 표시한다. 

제7조(수정) ①문서의 일부분을 삭제 또는 수정할 때에는 해당 구절의 중앙에 두선(=)을 그어 원안의 글자를 알아볼 수 있도록 삭제 또는 수정하고 그 행위자가 삭제 또는 수정한 곳에 날인한다.
②문서의 중요한 내용을 삭제 또는 수정할 때에는 문서의 여백에 삭제 또는 수정한 자수를 표시하고 날인한다.  

제8조(면표시) ①전후 관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한 문서가 두 장 이상으로 이루어진 때에는 문서의 아래 중앙에 전체면의 수와 그 면의 일련번호를 기입한다.
②첨부 서류에는 면의 표시를 따로 하며, 전체 면의 표시는 생략할 수 있다.

제2절 문서의 구성 

제9조(문서의 구성) 일반문서 중 발신을 위한 시행문서(이하 “시행문”이라 한다)는 다음과 같이 두문, 본문, 결문으로 구성한다.
1. 두문은 발신기관명, 수신기관으로 한다.
2. 본문은 제목과 내용으로 한다. 다만, 첨부가 있을 경우 첨부까지를 본문으로 한다.
3. 결문은 발신명의, 문서번호로 한다.  

제10조(문서번호) ①문서번호는 결재가 완료되어 시행문이 발송되는 시점에 부여한다.
②동일 건의 기안문과 시행문의 문서번호는 일치하여야 한다.  

제11조(수신란) 문서의 수신 란은 수신과 참조로 구성한다.
1. 수신은 수신기관의 장을 쓴다. 다만, 수신자가 둘 이상일 때에는 수신 란에 “수신처 참조”라 쓰고 결문 수신처란에 수신기관 또는 수신부서명을 쓴다.
2. 경유표시는 대외기관에 발송하는 문서에 한하여 수신기관에서 그 문서를 처리해야 할 담당자의 직명을 쓴다.  

제12조(본문) ①문서의 본문 중 제목은 그 문서의 전체내용을 쉽게 알 수 있도록 간명하게 표시하여 내용은 그 문서로써 표현하고자 하는 뜻을 쉬운 말로써 간략하고 논리적으로 작성한다.
②본문 내용 중 “별첨”이 언급되었을 경우에는 내용이 끝난 다음 줄에 “붙임”이라 표시한 후 첨부물의 내용을 순서대로 표기한다.  

제13조(끝표시) ①문서는 본문이 끝나면 한 자 띄우고 “끝”자를 쓴다.
②본문에 첨부물이 있을 경우에는 첨부의 표시문 끝에 한자 띄우고 “끝”자를 쓴다.
③본문이나 첨부의 표시 문이 오른쪽 한계선에서 끝난 경우에는 다음 줄 왼쪽 기본선에서 한 자 띄우고 “끝”자를 쓴다.
④본문이 양식이나 도표로 끝나는 경우에는 기재사항의 제일 마지막 부분 아래쪽에 “끝”자를 쓴다.  

제14조(발신명의) 발신명의는 회장으로 한다.  

제3절 기안문서의 작성

제15조(기안문서) 기안문서(이하 “기안문”이라 한다)는 회장의 결재를 득한 후 시행문으로 작성, 발신되는 것으로는 발령, 명령, 지시, 통보, 요청, 회신, 보고, 협조 등의 내용을 가진다.

제16조(기안) ①문서의 기안은 직급에 관계없이 해당업무 담당자 또는 입안자가 작성한다.
②문서의 기안은 기안지의 문안 자체가 시행문안이 될 수 있도록 기안자의 직급에 관계없이 전결자의 입장에서 작성한다.  

제17조(기안 작성요령) 기안문의 작성요령은 다음 각 호와 같다.
1. 문서번호 : 이 규정 제11조에 따른다.
2. 보존년한 : 이 규정 제41조에 따른다.
3. 기안일자 : 기안자가 기안문 작성을 완료한 일자를 기재한다.
4. 기안자 : 기안자의 성명을 기재하고 날인한다.
5. 수신 및 경유 : 이 규정 제12조에 따른다. 다만, 품의서, 보고서 등과 같이 기안용지를 준용하는 문서로서 수신자가 없는 경우에는 수신란에 “품의”, “보고”등을 기재한다.
6. 발신 : 이 규정 제11조에 따른다.
7. 협조 : 이 규정 제24조에 따른다.  

제18조(일괄기안) ①내용이 서로 관련성이 있는 문서로써 동일한 기안용지에 일괄하여 기안하는 것이 필요하다고 인정될 때에는 제1안, 제2안 등으로 구분하여 동일한 기안용지에 기안할 수 있다.
②전항의 기안문을 시행문으로 작성할 경우 각 안별로 따로 작성하되 동일한 문서번호를 사용하여 같은 일시에 시행하여야 한다.  

제4절 결 재 

제19조(결재) ①기안한 문서는 결재 순위에 따라 각급 결재자의 결재를 받아야 한다.
②문서의 결재 후 그 내용의 시행에 있어서 중대한 사항을 변경하거나 또는 시행을 중단하고자 할 경우에는 다시 결재를 받아야 한다.
③결재자는 조건부 결재, 수정표시, 보류 및 부결의 의사표시를 할 수 있으며 특별한 의사표시가 없는 결재를 승인의 의사표시로 본다.  

제20조(위임전결) ①회장은 업무내용에 따라 하위직자로 하여금 문서를 전결하도록 위임할 수 있으며 그 세부내용은 별도로 정한다.
②위임 전결된 문서에 대하여는 전결권자가 회장에 대하여 책임을 진다.  

제21조(첨가사항의 효력) ①최종 전결자 이외의 결재자가 제24조에 의거 그 의견을 첨가하였을 경우 이에 대한 전결자의 별도 결재가 없는 한 그 첨가사항은 결재 사항에서 효력을 잃는 것으로 본다.
②첨가사항에 대한 전결자의 동의표시는 그 첨가사항의 여백에 추가 날인 또는 서명하는 것으로 한다.

제22조(결재의 책임) 각급 결재자는 결재사항에 연대하여 책임을 진다. 다만, 결재과정에서 수정된 사항에 대하여는 수정결재자 이상의 상위 결재자가 연대하여 책임을 진다.

제23조(협조) ①기안문의 내용이 협조 또는 합의를 요하는 경우에는 반드시 그 본문내용에 협조 또는 합의 받아야 할 내용을 구체적으로 명기하여야 한다.
②협조가 이루어지지 아니한 사항은 상급 결재자의 결재에 따른다.  

제24조(전결) 회장의 권한에 속하는 업무의 일부를 위임전결규정에 의거 소정의 결재권자가 대신 행할 수 있으며 이 경우 전결자에 의하여 전결된 문서는 회장이 결재한 것과 동일한 효력을 가진다.  

제25조(대결) 정규 결재권자가 출장, 휴가, 기타의 사유로 상당기간 부재중일 경우 그 직무를 대리하는 차하위직위자가 대결할 수 있다. 다만, 대결한 문서 중 내용이 중요한 문서는 전결자에게 후결을 받아야 한다.  

제26조(후결) ①긴급한 문서로서 정규 전결권자의 사정에 의하여 결재를 받을 수 없는 경우 그 직무를 대리할 수 있는 차하위직자의 결재로써 우선 시행하고 사후에 전결권자의 결재를 받을 수 있다.
②후결로써 시행된 문서는 후에 정규 전결권자가 결재할 수 있게 된 때에 즉시 후결을 받아야 한다.
③전항의 후결시 전결권자가 내용을 수정하였을 경우에는 즉시 수신자에게 수정사항을 통보하여야 한다.  


제3장 시행문의 작성, 통제 및 발송 

제27조(시행문의 작성) ①결재를 받은 문서 중 발신을 하여야 할 문서에 대하여는 수신자의 수만큼 시행문을 작성하여야 한다. 

제28조(문서의 통제) ①문서를 발송하기 전에 다음 각 호의 기준에 따라 문서를 검토 통제한다.
1. 결재권자의 결재 여부 및 전결권의 적부
2. 다른 문서와의 내용상 중복 또는 상충 여부
3. 기안문과 시행문의 일치 여부
4. 정형화된 기재사항의 정확 및 누락 여부
5. 제 규정의 저촉 여부
6. 첨부물의 첨부 여부
7. 기타 서식의 부합 여부 등
②전항의 기준에 따라 문서를 검토한 후 미비사항이 발견된 때에는 시정을 요구한다. 다만, 경미한 사항은 문서 통제자가 수정할 수 있다.  

제29조(직인날인) ①회장의 명의로 발신되는 대외문서에는 직인을 날인한다. 다만, 해외 발신문서 또는 영어, 일어 등 외국어로 된 발신문서에는 회장이 직접 서명하거나 조각된 서명인을 날인한다.
②동일한 내용의 문서를 20개 이상의 수신자에게 발신하는 경우에는 직인날인을 생략 할 수 있으며 이 경우 문서의 중앙 윗부분에 “직인생략”이라고 표시한다.
③임용장, 상장, 위촉장 및 기타 각종 증명서에 속하는 문서에의 직인 날인은 제1항의 규정을 준용한다.  

제30조(시행문의 발송) ①문서를 발송할 때에는 기안문의 첫 면 여백 및 시행문의 “끝”표시 오른쪽 여백에 “발송”인을 적색 날인하고 서식 제1호 문서 발송대장에 기재한 후 직접 발송한다.
②시행하는 문서의 원본은 문서보존연한에 따라 보관한다. 


제4장 문서의 접수 및 처리 

제31조(문서의 접수) ①모든 대외문서는 문서관리자 또는 해당사업 담당자가 접수한다.
②접수된 문서는 서식 제2호 문서접수대장에 기재하고 서식 제3호의 문서처리인을 날인한 후 송부한다.
③기밀문서, 친전문서 등 개봉하기에 부적당하다고 인정되는 문서는 봉투에 문서 처리인을 날인하여 해당자에게 송부한다.
④대외문서를 접수할 때에는 지체 없이 인계하여야 하며 휴일에 문서를 접수할 때에는 다음날 출근 시각 직후에 직접 접수한다.  

제32조(문서의 처리) ①제31조의 문서처리 날인은 다음의 순위에 따라 날인한다.
1. 본문과 결문사이 중앙 여백
2. 최하단 중앙 여백
3. 문서 후면 위부분 여백
②긴급한 내용의 문서, 담당자가 불명확한 문서 또는 전결권자의 직접 지시를 받을 필요가 있는 문서는 우선 전결권자의 선결을 받아 처리 할 수 있다.  

제33조(문서의 반송) ①접수한 문서가 형식상 결함이 있거나 내용이 소관업무와 관련이 없을 경우에는 의견서를 첨부하여 즉시 반송한다.
②반송된 문서를 즉시 발신기관으로 송부한다.


제5장 문서의 보관 보존 및 폐기 

제1절 편철 및 보관 

제34조(문서의 정리) ①문서는 별도 규정이 없는 한 업무담당자가 정리한다.
②문서는 미결, 완결을 명확하게 구분하여 정리한다.  

제35조(문서의 편철) ①문서는 생산 연도별로 구분하여 편철함을 원칙으로 한다.
②문서의 편철은 1건 문서별로 최근의 문서가 위에 오도록 완결일자 순으로 편철하여 1건 문서의 순서는 아래에서부터 기안문, 시행문, 회신문 순으로 한다.
③법령, 규정, 도면, 카탈로그, 책자 등 서류철에 합철하기 곤란한 첨부물의 경우 별도의 방법으로 보관할 수 있다. 이 경우 별도 관리하는 첨부물의 제목, 내용, 보관위치 등을 기재한 별지를 관계서류에 대신 첨부하며, 또한 별도 관리하는 첨부물의 표면에는 관련문서의 문서번호, 일자, 제목 등을 기재한 별지를 첨부한다.
④편철된 문서를 신속하게 검색하기 위하여 문서철 표지 이면 좌측에 색인표를 부착하여 기록 유지한다.  

제36조(미결문서의 처리) 1건 처리가 완전히 끝나지 않은 문서는 미결문서로 취급하며 업무담당자가 별도 관리한다.  

제37조(문서의 보관) ①문서의 보관은 각 부서별로 집중 보관 관리하며 문서의 사문화를 방지하여야 한다.
②모든 문서철은 연도별로 구분 보관함을 원칙으로 하며 보관기간은 문서의 완결연도를 제외하고 최고 3년으로 한다.
③부서 내에서의 보관기간이 끝난 문서는 제41조의 보존연한에 따라 자체 폐기 한다.

제2절 문서의 이관, 보존 및 폐기

제38조(문서의 이관) ①문서의 이관은 매년 정기적으로 실시하되 그 시기는 사무국장이 정한다.
②문서를 이관 할 시에는 보존문서 이관 목록표를 작성하여 이관문서와 함께 인계한다.
③보존문서 이관 목록표는 2부 작성하여 사무국장의 확인을 필한 후 1부는 이관하는 사업에서 보관하며 1부는 사무국장이 보관한다.

제39조(이관문서의 보존) ①문서보존대장은 보존기간별로 분류하여 기록한다.
②문서의 보존은 사업별, 보존기간별로 구분하여 실시한다.

제40조(보존연한) ①문서의 보존연한은 문서의 생산연도 또는 처리 종결연도 다음해 1월 1일부터 가산하여 보존연한이 끝나는 해의 12월 31일 까지로 하며 처리 종결연도라 함은 다음 각 호와 같다.
1. 장표류는 연도 마감 처리한 시점
2. 공사, 구매 등에 있어서는 그 행위가 완료된 시점
3. 효력이 계속되고 있거나 현재 적용하고 있는 규정, 계약서, 등기, 서류, 계류 중인 사건 및 소송에 관한 서류 등은 그 효력이 종료된 시점
4. 기타 일반문서의 경우는 그 사항이 완결된 시점
②문서의 보존연한은 다음 기준에 의거 설정된다.
보존연한 문서 종류
영구 * 정관, 규칙, 총회, 이사회 회의록
* 소송, 등기 등에 관련된 문서
* 관청의 중요 인ㆍ허가서
* 채용, 휴복직, 퇴직, 상벌 등 인사기록
* 감사보고서, 결산보고서
* 자본 출자, 기채, 투자 등에 관련된 문서
* 문서 보존대장
* 기타 법인의 존속, 권익, 연혁에 관련된 문서
5년 * 예산 및 회계에 관한 장표류 및 문서
* 세무관계 문서 (세법상 보존연한 5년)
* 급여, 상여금, 퇴직금 지급에 관한 문서
* 임대차 계약서
* 각종 증명서 발급
* 재해보상, 복리후생, 보험 등에 관한 문서
* 업무 인수인계 서류
* 공사, 구매 관련 계약서
3년 * 사업계획서
* 각종 실적보고서
* 운영에 관한 각종 대외보고서
* 교육, 출장 등에 관한 문서
* 통상적인 회의록
* 문서처리에 관한 각종 대장
* 행사, 근태, 휴가, 직무평가 등에 관한 문서
1년 * 당직 및 근무명령에 관한 문서
* 참고정도로 받은 각종 보고서, 회람문서 등
* 기타 일시적 처리문서
기타 * 주요 시설물, 설비 등의 설치 및 보수의 이력에 관한 문서는 설비 대체 시까지 또는 내구연수까지 보존한다.
* 차량, 비품, 집기 등의 물품 보수이력에 관한 문서는 그 내구연수까지 보존한다.
③전항 각 기준에 해당되지 않는 문서는 그 성격에 따라 상임이사가 정한다.

제41조(문서의 폐기) ①문서의 폐기는 소각 처분하는 것을 원칙으로 하고 중요하지 않은 문서는 세절(細切) 처리한다.
②폐기하고 서식 제6호 문서보존대장에 적색글씨로 폐기일자를 기재한다.  


제6장 인장

제42조(직인 등의 등록 및 폐인) ①직인 사용 시 서식 제5호에 의한 직인대장에 의거 등록한다.
②직인 및 공적으로 사용하는 모든 인장을 등록 또는 폐인할 경우에는 회장의 승인을 얻어 시행한다.  

제43조(위임규칙) 이 규칙에 정하지 않은 사항은 회장이 정하는 바에 따른다.

부칙
이 규정은 2015년 9월 7일부터 시행한다.